外国向け文書の認証・定款認証等
１ 外国向け文書の認証
（Notarization・アポスティーユの取得）
外国向け文書の認証とは
外国に提出する私文書について、作成者の署名又は署名押印の真正を、公証人が証明することをいいます。
認証の対象は、署名又は署名押印の真正（作成者本人が署名又は署名押印したものであること）だけであり、文書の記載内容の真実性を証明することはできませんのでご注意ください。
認証の対象は私文書に限られます。
提出する文書が日本政府や地方自治体の公的機関が作成した公文書である場合は、外務省の公印証明が必要となり、公証人が認証することはできません。
ただし、例えば戸籍謄本や会社の登記簿謄本などの公文書について、その内容を外国文に翻訳し、その翻訳が適切なものであることを記載した旨の宣言書を作成して署名し、これに翻訳文とその公文書を添付することにより、認証を付与することができます。
アポスティーユとは
ハーグ条約加盟国に提出する文書にだけ付すことのできる外務省の証明のことです。
アポスティーユを取得すると、提出国の在日公館の領事認証を受けることなく提出国で使用することができます。
東京と神奈川の公証役場では、外国向け文書を認証する際に原則としてアポスティーユ証明をお付けしますので、外務省に出向くことなく、そのまま外国へ提出することができます。
ただし、ハーグ条約未加盟国は、公証役場で認証を受けた後、その提出する国の在日大使館・領事館で領事認証を受ける必要があります。
提出する国によって取扱いが様々であり、必ずしも基本通りではありません。
あらかじめ駐日大使館や外務省、公証役場等にご相談ください。
認証の手順
ア 身分証明書（パスポート、運転免許証、在留カード）
イ 外国向けの私文書の日付と署名欄を空白にしたもの
以上をご持参いただき、文書の作成者が公証人の面前で、文書に署名又は署名押印していただきます。
ただし、あらかじめ署名又は署名押印した文書をご持参いただき、本人が自らしたものであることを公証人の面前で認めるという方法も可能です。
署名されたご本人の代わりに代理人が公証人役場に出向いて認証を受けることができる場合もありますが、それは提出先の国や機関が許容している場合に限りますので、あらかじめ提出先に確認していただく必要があります。
手数料
日本語の文書の場合、文書の内容により5,500円から11,000円の間となります。
ただし、委任状は3,500円となります。
外国語の文書の場合は、その金額に外国文加算として6,000円が加算されます。
詳しくは公証役場にお問い合わせください。
２ 定款認証
株式会社又は一般社団法人等を設立する際には、定款（会社又は法人の根本的な規則）を作成して、公証役場での認証を受ける必要があります。
手続きとして書面による定款認証と電子認証（オンライン申請によるもの）がありますが、いずれの場合でも事前に内容に不備がないかを公証人が点検いたしますので、あらかじめ定款案をご持参かファックスで送信してください。
なお、新しい制度として、設立する会社の実質的支配者となる者が暴力団員等に該当しない旨の申告書を提出していただくことになりました。
詳細は公証役場にお問い合わせください。
(1)書面による定款認証
定款を3部（公証役場用原本、会社用原本、法務局提出用謄本）、株式会社の場合、認証手数料のほかに4万円の収入印紙（郵便局で購入しておいてください）、印鑑証明等、実質的支配者となるべき者の申告書をお持ちください。
(2)テレビ電話による電子認証
オンライン申請による電子認証において、公証役場に出向かなくても、テレビ電話を通じたやりとりで認証を受けることができます。
ご要望の際は、あらかじめ電話又はメールで公証役場にご相談ください。
定款認証に関する詳しい説明は日本公証人連合会のホームページをご覧ください。